Anda sedang mencari contoh surat tanda terima dokumen? Dan penasaran fungsi dan tujuannya? Maka berikut penjelasan dan cara membuatnya.
Apa itu surat tanda terima dokumen? dan untuk apa peruntukannya? Sebagai informasi, surat tanda terima dokumen merupakan informasi yang penting sebagai dasar agar seseorang mengerti bagaimana membuat dan mengenali surat tanda terima dokumen.
Surat ini juga menjadi bukti telah diterimanya sebuah dokumen, untuk itu diperlukan bukti tertulis adanya transaksi antara kedua belah pihak agar pihak pengirim dokumen mengetahui dengan pasti bahwa dokumen yang dikirim telah sampai dan sesuai. Sebagai contoh, ketika seseorang menyerahkan dokumen penting ke suatu instansi, petugas atau pekerja yang menerima dokumen akan memberikan surat tanda terima, sebagai bukti dokumen telah diserahkan dan diterima.
Struktur dan Cara Penulisan Surat Tanda Terima Dokumen
Seperti halnya surat dengan kepentingan khusus lainnya, surat tanda terima dokumen juga memiliki beberapa persyaratan dan format penulisan surat agar dapat dikatakan sutar tanda terima dokumen yang benar dan bisa dipertanggung jawabkan yang bisa anda simak sebagai berikut.
Judul
Salah satu poin penting yang harus ada di dalam surat penerimaan dokumen adalah judul yang merupakan identitas utama untuk memudahkan dalam melakukan pencarian atau pengarsipan surat.
Tanggal Diterima
Untuk mengetahui kapan dokumen tersebut telah diterima maka anda harus menambahkan format tanggal diterima untuk memastikan apakah dokumen diterima tepat waktu atau tidak. Tidak hanya itu, informasi tanggal diperlukan untuk memudahkan proses pelacakan di kemudian hari.
Identitas Penerima
Identitas penerima perlu ada untuk mengetahui siapa pihak yang menerima dokumen sehingga ketika hilang atau tertukar, dan mengetahui kemana harus menghubungi. Beberapa identitas penerima yang diperlukan seperti nama lengkap, pekerjaan, alamat dan nomor telepon.
Keterangan Barang
Keterangan barang digunakan sebagai informasi jenis dokumen yang diserahkan seperti ijazah, surat kontrak, dokumen atau surat dinas. Detail fisiknya bisa mencantumkan lampiran nomor dan lainnya.
Tujuan Diserahkannya Dokumen
Tujuan diserahkannya dokumen, bisa diisi seperti untuk kepentingan bisnis, pembayaran, administrasi atau lainnya. Sehingga lebih jelas dan tidak multi tafsir.
Tanda Tangan Penerima dan Pengirim
Dan terakhir dan jangan sampai anda lewatkan adalah tanda tangan pengirim dan penerima sebab tanda tangan merupakan bukti sah secara hukum.
Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Penting
Setelah memahami fungsi dan poin penting mengenai apa saja yang harus ada dalam surat tanda terima dokumen, berikut contoh surat tanda terima dokumen yang bisa anda simak sebagai berikut, dimana setiap perusahaan atau lembaga terkadang memiliki format tanda terima dokumen masing-masing, tetapi pada umumnya format terkait informasi yang dimuat hampir serupa seperti data pengirim, penerima dan keterangan dokumen yang diserahkan.
Surat Tanda Terima Dokumen Sertifikat Tanah
(KOP SURAT)
SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN (Judul)
Nomor: YWK/19/10/2023
Sehubungan telah dilakukannya transaksi jual beli tanah, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: ……
Pekerjaan: …..
Alamat: …………………………….
Telah menerima secara utuh Sertifikat Hak Milik (SHM) tanah dengan luas 300 ha dari saudara ………………………… yang beralamat di ………………………………………………
Demikian Surat Tanda Terima Dokumen ini sebagai bukti sah secara hukum agar bisa digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta Selatan,
Penerima Yang Menyerahkan
(………………………..) (……………………………………)
Surat Tanda Terima Dokumen Pajak
(KOP SURAT)
SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN (Judul)
Nomor: 234/PJ.K/2023
Pada hari Rabu, 07 Januari 2023 telah diterima beberapa dokumen pajak dengan rincian sebagai berikut:
- Surat Keterangan Pajak
- Jenis Aset yang Wajib Melakukan Pembayaran Pajak
- Jumlah Pajak Bulanan
Dokumen-dokumen di atas telah diterima dalam keadaan baik untuk kemudian bisa ditindaklanjuti sesuai isi surat.
Pengirim Penerima
(………………..) (………………….)
Surat Tanda Terima Dokumen Bermotor
(KOP SURAT)
SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN (Judul)
Nomor: 224/K.B/2023
Pada hari Rabu, 07 Januari 2023 telah diterima beberapa dokumen Kendaraan Bermotor dengan rincian sebagai berikut:
- Buku Kepemilikan Kendaraan (BPKP)
- Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)
- Surat Izin Mengemudi (SIM) C
Dokumen-dokumen tersebut telah diterima dalam keadaan baik untuk kemudian dapat ditindaklanjuti sesuai isi surat.
Pengirim Penerima
(………………..) (………………………)
Contoh surat tanda terima dokumen di atas bisa menjadi referensi format, yang tentunya bisa disesuaikan kembali sesuai dengan kebutuhan, tanpa menghilangkan unsur penting dalam pembuatan surat.
Demikan informasi mengenai contoh surat tanda terima dokumen dan cara membuatnya, lengkap dengan formar dan struktur surat yang baik. Semoga berguna dan bermanfaat.
