Mau membuat surat penagihan tetapi bingung memulainya dari mana, maka berikut contoh surat penagihan serta cara membuatnya yang bisa anda simak dibawah ini.
Sekedar informasi, seperti namanya, surat penagihan memiliki tujuan sebagai reminder atau pengingat maupun informasi yang ditujukan kepada pihak lain untuk pembayaran atas barang, atau jasa yang sudah dibeli.
Adapun surat tagihan adalah surat yang penjual atau kreditur kirim ke pembeli agar segera melunasi hutangnya sesuai dengan kesepakatan. Baik itu hutang atas pembelian barang, maupun atas suatu jasa yang telah diterima.
Pada dasarnya surat penagihan dikirimkan berdasarkan kesepakatan antar penjual dan pembeli, yang mana pada umumnya terjadi kesepakatan mengenai metode pembayaran selanjutnya. Dan apabila pembeli lupa, atau mencoba mengabaikan tagihan atas hutangnya, maka surat ini akan dijadikan sebagai pengingat maupun sebagai informasi agar segera membayarkan hutang yang tertunggak.
Untuk lebih jelasnya, berikut fungsi-fungsi dari surat penagihan yang bisa anda simak dibawah ini.
Fungsi Surat Penagihan
- Sebagai bukti terjadinya transaksi jual-beli, sehingga bisa menjadi dasar acuan bila terjadi masalah kedepannya
- Solusi terbaik bila anda mengalami kesulitan mengumpulkan pembayaran
- Sebagai pengingat bagi pembeli atau mitra bisnis agar melunasi bayaran barang atau jasa
- Bisa menghindarkan anda dari kerugian, karena pembeli ingat memiliki hutang yang harus segera dilunasi
- Memantau kualitas kredit pembeli dengan menghitung banyaknya tagihan yang anda kirimkan
- Supaya pembeli tidak terkena denda, karena telat membayar
Struktur atau Komponen Surat Penagihan
Untuk membuat surat tagihan dengan baik dan benar, maka dalam membuat surat ini, anda harus memperhatikan struktur dan format surat yang bisa anda simak sebagai berikut.
- Kop surat
- Nomor surat
- Identitas pihak yang Anda tuju
- Nomor order atas pembelian yang belum terbayarkan
- Kode transaksi, nomor pengiriman, atau nomor surat jalan
- Detail barang atau jasa yang telah dibeli
- Sub total, diskon, dan total hutang yang harus dibayar
Tips Cara Membuat Surat Penagihan
Agar tujuan dan maksud anda dalam membuat surat penagihan tersampaikan secara benar, maka berikut tips cara membuat surat tagihan yang bisa anda simak sebagai berikut.
- Pastikan semua informasi tentang pembeli benar, seperti nama lengkapnya, data pembelian, alamat penagihan, dan sebagainya
- Jangan lupa nomor penagihan agar anda tahu jumlah surat yang telah dikirim, sehingga bisa mengambil tindakan yang lebih tegas
- Anda bisa memberikan solusi mengenai cara pembayaran, seperti tambahan tenggat waktu 3 hari atau satu minggu. Anda juga bisa mengubah atau menambahkan metode pembayaran, seperti dicicil 6 bulan atau setahun
- Berikan penjelasan yang singkat dan to the point tentang tanggal jatuh tempo yang sudah lewat
Contoh Surat Penagihan
Contoh Surat Penagihan Bahan Material
PT. Bintang Jaya
Jl. Ambekairi, Unaaha
Unahaan, 11 Februari 2023
Nomor: 11/TB/IX/2018
Lamp : Faktur Pembelian
Hal : Penagihan Pembayaran
Kepada
PT BERKAH PROPERTI
Jl. Semangka No. 17, kendari
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa menurut catatan kami tertanggal 1 Februari 2018, dengan barang 10 truk batu bata, yang dikirim atas nama PT BERKAH PROPERTI dengan alamat Jl. Semangka No. 17 Kendari, Saudara masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp 40.000.000 (Empat Puluh Juta Rupiah) sesuai faktur No.52/FB/II/2023 yang salinannya kami sertakan pada lampiran surat ini.
Kami mengingatkan bahwa sesuai perjanjian, tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan tersebut ialah pada 21 Februari 2023 pekan depan. Kami berharap tagihan tersebut bisa dilunasi tepat waktu untuk menghindari adanya denda.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kerja sama dari Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
PT. Bintang Jaya,
Budi Solihin
Contoh Surat Tagihan dari Toko
Toko Maju Lancar
Jl. RA. Kartini No.6
Purbalingga Telp. (0183278658)
11 februari 2023
Nomor: 20/EM/V/2023
Lampiran: Faktur
Perihal: Penagihan pembayaran
Kepada Yth.
Budi Solihin
Jl. Salak No.8
Purbalingga
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami beri tahukan bahwa menurut pembukuan kami, saudara mempunyai kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp 30.000.000, sesuai faktur No. 111/EM/2023 yang salinannya kami sertakan sebagai lampiran.
Mengingat sudah 6 bulan melewati batas waktu pelunsan yang sudah kita sepakati bersama, maka kami sangat berharap saudara akan segera melunasinya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan dan atas perhatian saudara kami ucapkan banyak terima kasih.
Hormat kami,
Toko Maju Mundur
Elsa Putri, Amd.
Manager Keuangan
Contoh Surat Tagihan dari PT
PT. Elektronik Wijaya.
Jl. Raya Manggis No.6
Jakarta Selatan
11 Februari 2023
Nomor:002/EM/X/2023
Lampiran:Faktur
Hal: Penagihan pembayaran
Kepada Yth. Pimpian PT. Amarta Sakti
Jl. Surapati No.11
Semarang
Dengan hormat,
Bersama ini kami beritahukan bahwa menurut catatan keuangan kami pada tanggal 20 September 2022, Anda masih memiliki tagihan yang belum dilunasi sebesar Rp 100.000.000. Jumlah tersebut sesuai dengan faktur yang kami lampirkan.
Sudah terhitung 6 bulan, Anda telah melewati batas kesepakatan bersama. Maka kami harapkan untuk segera melunasinya. Jika ada data pada faktur yang tidak sesuai, Anda bisa mengkonfirmasikannya kepada kami.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Elektronik Wijaya
Elsa Putri, S.E.
Manajer Keuangan
Demikian informasi mengenai contoh surat penagihan serta cara membuatnya, semoga berguna dan bermanfaat sebagai refrensi bagi anda yang bingung bagaimana memulai membuat surat ini.
