Contoh surat Quotation kerap disamakan dengan surat invoice yang mana kedua surat ini memiliki fungsi yang berbeda namun keduanya menjadi penting dalam dunia bisnis. Untuk itu, kali ini kami akan membagikan arti dan penjelasan mengenai surat Quotation untuk dipahami.
Alasan mengapa surat quotation sering dianggap sama dengan surat invoice adalah dimana kedua surat ini sama-sama dipergunakan dalam kegiatan purchasing yang dilakukan perusahaan. Maka dari itu penting untuk mengetahui arti dan pengertian surat quotation agar anda bisa membedakannya dengan surat invoice dan anda juga bisa membuatnya dengan baik dan benar.
Apa itu surat quotation? dan apa perbedannya dengan surat invoice? Secara garis besar, surat quotation merupakan surat penawaran, sedangkan invoice merupakan faktur penjualan dimana dalam kegiatan purchasing, maka anda harus benar-benar mengetahui perbedaan surat ini agar tidak salah dalam menggunakannya.
Surat quotation merupakan surat penawaran yang diberikan setelah permintaan dilakukan dimana dalam transaksi bisnis to bisnis atau B2B, pelanggan akan melakukan permintaan dengan menghubungi anda selaku pihak penyedia barang atau jasa. Kemudian selanjutnya, surat quotation akan anda kirimkan kepada pelanggan tersebut sebagai surat penawaran akan barang atau jasa yang anda jual.
Adapun dalam surat quotation pada umumnya memuat beberapa hal penting yang mencakup kode, deskripsi, dan harga satuan dari barang atau jasa yang ditawarkan. Selain itu, data perusahaan pun harus ditulis dengan lengkap seperti mulai dari alamat, nomor telepon, sales, dan penanggung jawab dari perusahaan. Apabila perusahaan anda sedang mengadakan promo, maka potongan harga juga harus dicantumkan dengan jelas dan rinci dalam quotation. Setelah lengkap maka harga penawaran pun dikirimkan
Untuk tata cara pembayaran, anda dapat menambahkan 2 metode yaitu cash on delivery dan cash before delivery dimana nantinya akan ditentukan berdasarkan kesepakatan.
Cara Membuat Surat Quotation
Sebagai surat penawaran resmi, maka membuat surat quotation pun harus memuat poin-poin penting seperti yang kami sebutkan diatas, dimana untuk lebih jelasnya simak beberapa hal wajib yang harus anda tambahkan ketika membuat surat quotation sebagai berikut.
Kelengkapan Quotation
Perlu anda ketahui bahwa surat quotation terdiri dari 3 bagian surat, yaitu bagian pembuka, isi, dan penutup sebagai berikut:
Pembuka
Pada bagian ini memuat sumber informasi atau iklan dari perusahaan terkait yang memuat kebutuhan akan mitra penyedia barang atau jasa. Profil singkat perusahaan juga dimuat pada bagian ini.
Isi
Pada bagian ini memuat informasi lengkap tentang detail barang atau jasa yang ditawarkan serta pernyataan untuk meyakinkan calon pembeli agar proses transaksi dapat terjadi.
Penutup
Pada bagian ini berisi tentang harapan untuk dapat menjalin sebuah kerja sama yang saling menguntungkan di antara kedua belah pihak.
Contoh Surat Quotation
MAJU MUNDUR OKE
Jalan Jend. Sudirman 236, Jakarta Selatan
Telepon (021) 5591212 | Email: info@bcs.com | Website: bayucakra.com
Jakarta, 14 Maret 2023
Nomor Surat : 113/b.2.3.4/SKS/BCS/VII/2023
Lampiran : 7 (tujuh) lembar
Perihal : Penawaran Jasa Instalansi Water Sprayer
Kepada Yth.
Direktur Utama PT PTPN Persero XII
di
Jakarta
Sehubungan dengan proyek Pelelangan Pekerjaan Pembangunan Instalasi Water Sprayer di Area Perkebunan PTPN X Bandung pada tanggal 14 Maret 2023 di website www.ptpnxii.com, kami selaku perusahaan distributor alat dan mesin pertanian mengajukan penawaran kerja sama dalam bentuk penyediaan tenaga kerja dan jasa instalansi water sprayer.
Adapun bersamaan dengan surat ini kami lampirkan beberapa dokumen pendukung sebagai bahan pertimbangan Bapak memilih perusahaan kami, dokumen tersebut antara lain:
Dokumen Perjanjian Kerja Sama Operasional
Profil Perusahaan
Daftar Pengalaman Penanganan Proyek Sejenis selama 5 (lima) tahun terakhir;
Review Pengalaman Penanganan Proyek Sejenis 5 (lima) tahun terakhir;
Daftar Riwayat Hidup tenaga kerja yang diusulkan Surat pernyataan kesediaan untuk ditugaskan dari tenaga kerja yang diusulkan Dokumen lain yang dipersyaratkan
Dengan mengirimkan surat penawaran kerja sama ini, kami menyetujui segala persyaratan yang telah dicantumkan.
Demikian surat penawaran ini kami buat sebagai bahan pertimbangan. Besar harapan kami untuk dapat terjalin kerja sama yang menguntungkan dengan adanya proyek ini.
Presiden Direktur PT MAJU MUNDUR OKE
(Budi Solihin, SP.MSi)
Demikian informasi mengenai contoh surat Quotation beserta pengertian dan perbedannya dengan surat invoice. Semoga berguna dan bermanfaat.
