Bagi para akuntan, mereka wajib mengetahui terkait seluk beluk buku besar pembantu. Selain memiliki sifat yang penting dan krusial dalam akuntansi keuangan perusahaan, buku ini pun akan membantu tim internal dalam memahami rincian yang terdapat pada buku besar umum. Nah, jika kalian ingin tahu seperti apa itu contoh buku besar pembantu dan cara membuatnya, yuk cek rincian lengkapnya berikut ini.
Buku besar pembantu (subsidiary ledger) memiliki fungsi utama sebagai “pembantu”. Maksudnya yaitu untuk membantu merincikan detail transaksi yang terdapat pada buku besar umum. Dengan begitu, para pembaca buku tersebut dapat memahami isinya secara lengkap dan menyeluruh.
Pengertian Buku Besar Pembantu
Buku besar pembantu adalah buku yang berisi catatan informasi seputar detail transaksi yang menjadi perpanjangan dari buku besar umum. Jadi, bisa dibilang buku ini digunakan untuk menjelaskan terkait transaksi yang terdapat di buku besar umum sehingga lebih jelas dan juga rinci.
Seperti yang kita tahu, catatan jurnal umum yang dimasukkan ke dalam buku besar umum hanyalah transaksi utama saja. Selain pihak yang menulis catatan tersebut, seringkali kesulitan untuk mengidentifikasi jenis transaksi yang ada di dalamnya.
Oleh karena itu, dibuatlah buku besar pembantu yang akan memberikan informasi rinci dan mendalam terkait beragam jenis transaksi yang terdapat pada buku besar pembantu.
Untuk lebih mudahnya, kami berikan contohnya secara singkat. Misal pada buku besar umum memuat transaksi terkait utang perusahaan dalam periode waktu tertentu. Maka di buku besar pembantu akan memuat rincian terkait nama kreditur, waktu terjadinya transaksi, tanggal jatuh tempo, syarat pembayaran, dan informasi lainnya yang berkaitan dengannya.
Seperti yang kita tahu, dalam akuntansi dikenal dengan 2 buku besar. Yaitu buku besar umum yang memuat berbagai data akuntansi secara umum (secara garis besarnya). Dan ada pula buku besar pembantu yang mencatatkan detail transaksi yang terdapat dari buku besar umum.
Dengan adanya kedua buku tersebut, maka pihak perusahaan maupun pihak eksternal dapat dengan mudah mengetahui saldo akun perusahaan. Mulai dari akun piutang, akun kas, akun utang, akun penjualan, akun pembelian, dan lainnya.
Fungsi Buku Besar Pembantu bagi Perusahaan
Sejatinya, apa sih fungsi buku besar pembantu bagi perusahaan? Nah, berikut ini kami sajikan beberapa tujuan dibuatnya buku besar pembantu bagi perusahaan yang perlu kalian ketahui:
- Mengetahui saldo terutang pelanggan dengan mudah, terutama bagi perusahaan yang memiliki ribuan pelanggan kredit.
- Mengetahui saldo terutang dan rincian kreditur secara cepat dan tepat yang terkumpul dalam akun utang.
- Mempermudah pembacaan data karena lebih ringkas jika dibandingkan dengan yang terdapat di buku besar umum.
- Sebagai sarana untuk membandingkan saldo akhir yang terdapat di buku besar pembantu dengan di jurnal umum.
- Untuk mengetahui transaksi data secara menyeluruh sehingga mengurangi terjadinya fraud atau kecurangan dalam aliran keuangan perusahaan.
- Sebagai alat untuk membantu meningkatkan fungsi pengawasan terhadap arus keuangan perusahaan.
Jenis-Jenis Buku Besar Pembantu
Jika dilihat dari fungsinya, maka jenis buku besar pembantu dibagi menjadi dua macam. Diantaranya yaitu:
A. Buku Besar Pembantu Utang
Merupakan jenis buku besar pembantu yang berisi rincian transaksi utang perusahaan terhadap pihak kreditur. Buku ini dapat digunakan oleh perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan manufaktur.
Untuk melakukan pencatatan pada buku besar pembantu utang, maka dibutuhkan bukti transaksi yang terdiri atas beragam dokumen pembayaran. Contohnya faktur, nota kredit, invoice, bukti pengeluaran, atau lainnya.
Format buku besar pembantu utang sejatinya hampir sama dengan pembantu piutang, berikut contohnya:
| Tanggal | Keterangan | Debet | Kredit | Saldo Debet | Saldo Kredit |
| 30 Mei 2023 | Saldo | 1.000.000 | |||
| Posting | Rp 5.000.000 | 6.000.000 | |||
| Posting | 1.000.000 | 5.000.000 |
B. Buku Besar Pembantu Piutang
Disebut juga sebagai buku besar pembantu piutang dagang, buku ini digunakan untuk mencatat transaksi piutang perusahaan dalam suatu periode akuntansi. Jadi, semua utang dari pihak pelanggan atau konsumen akan tercatat di dalamnya.
Setiap debitur akan dicatat dalam lembar yang berbeda. Jadi, bila ada 100 debitur yang melakukan utang perusahaan maka nantinya pun akan terdapat 100 lembar rincian transaksi piutang. Sama seperti buku besar pembantu piutang, buku ini juga harus dicatat dari bukti transaksi seperti invoice, kwitansi, faktur pembayaran, dan lainnya.
Jika sudah dibuat rincian daftar buku besar pembantu piutang, maka nantinya akan dibuat daftar saldo piutang seperti:
| No. | Debitur | Saldo |
| 1 | PT Gilang Sentosa | Rp 5.000.000 |
| 2 | PT Cahaya Abadi | Rp 4.000.000 |
| 3 | PT Merdeka Jaya | Rp 2.000.000 |
| 4 | PT Agung Sanjaya | Rp 3.000.000 |
| Total | Rp 14.000.000 |
Kedua buku besar di atas berisi rincian data transaksi yang dibuat per pelanggan. Jadi, apabila perusahaan memiliki ribuan pelanggan maka tentunya akan dibuat ribuan lembar sesuai dengan kebutuhan.
Selain buku besar pembantu tersebut, juga terdapat buku lain seperti halnya buku besar pembantu aktiva tetap dan buku besar pembantu persediaan. Perusahaan sendiri dapat membuat buku besar pembantu sesuai dengan rincian yang terdapat dalam buku besar umum.
Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu
Ada beragam sumber pencatatan buku besar pembantu yang digunakan oleh perusahaan. Sumber pencatatan terdiri atas beragam dokumen yang valid dan diakui oleh kedua belah pihak (baik pelanggan maupun perusahaan).
Dalam pencatatan buku besar, tahap awal yang perlu dilakukan adalah pencatatan jurnal umum. Nah, untuk mencatat jurnal umum dibutuhkanlah bukti transaksi yang berguna untuk kegiatan posting.
Jurnal sendiri terdiri atas jurnal umum dan jurnal khusus yang masing-masing memiliki spesifikasi yang berbeda-beda. Nah, berikut ini rincian sumber pencatatan buku besar pembantu yang dapat kalian pilih nantinya:
- Kwitansi
- Nota
- Faktur
- Bukti pembelian
- Kas
- Dan banyak lagi.
Contoh Buku Besar Pembantu
Berikut ini rincian contoh buku besar pembantu beserta rincian formatnya yang dapat kalian tiru nantinya:
Contoh Soal Buku Besar Pembantu dan Jawabannya
Sebuah perusahaan bernama PT ABC mempunyai piutang sebesar Rp 5 juta yang berasal dari 3 pelanggan pada tanggal 1 Mei 2023. Bagaimana rincian pembuatan buku besar pembantu secara lengkap?
Jawab:
Pertama, kita perlu menentukan akun piutang dagang terlebih dahulu untuk mengetahui saldo yang dimiliki oleh perusahaan dari semua piutang yang ada. Berikut formatnya:
Piutang Dagang
| Tanggal | Ref | Debet | Kredit | Saldo |
| 30 Mei 2023 | Rp 5.000.000 | Rp 5.000.000 | ||
Setelah itu, kita buat rincian informasi piutang masing-masing debitur dengan satu lembar per kreditur:
Ani Fadilah
| Tanggal | Ref | Debet | Kredit | Saldo |
| 1 Mei 2023 | Rp 500.000 | Rp 500.000 | ||
Yudi Anggoro
| Tanggal | Ref | Debet | Kredit | Saldo |
| 5 Mei 2023 | Rp 1.500.000 | Rp 1.500.000 | ||
Andika Ramdani
| Tanggal | Ref | Debet | Kredit | Saldo |
| 14 Mei 2023 | Rp 1.000.000 | Rp 1.000.000 | ||
| 20 Mei 2023 | Rp 500.000 | Rp 1.500.000 | ||
| 25 Mei 2023 | Rp 1.500.000 | Rp 3.000.000 |
Nah itulah rincian yang dapat kami berikan seputar contoh buku besar pembantu dan penerapannya dalam akuntansi perusahaan, semoga bermanfaat!
