Jika kita berbicara terkait akuntansi, maka akan mengenal salah satu sebutan berupa “general ledger”. Sebutan tersebut biasa kita dengar pada saat proses pembukuan di akhir periode akuntansi. Namun, sejatinya apa fungsi general ledger dan peranannya bagi sebuah perusahaan?
General ledger adalah sebutan dari buku besar. Semua perusahaan baik yang berstatus go public maupun tidak tentunya selalu memiliki buku besar karena merupakan salah satu tool terpenting dalam proses akuntansi. Nah, jika ingin mengetahui apa fungsi general ledger bagi perusahaan, maka silakan simak rincian lengkapnya di bawah.
Pengertian General Ledger
General Ledger adalah sebuah dokumen akuntansi induk yang berisikan catatan terkait transaksi keuangan secara lengkap dari suatu perusahaan. Semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan akan tercatat di dalamnya, mulai dari pemasukan, pengeluaran, kewajiban, dan keuntungan kerugian.
Secara umum, perusahaan melalui seorang akuntan akan melakukan pencatatan terhadap transaksi keuangan dalam general ledger menggunakan catatan manual menggunakan tangan. Prosesnya dilakukan melalui metode entri ganda yang membuat proses pencatatan lebih mudah.
Akan tetapi, seiring meningkatnya kemajuan teknologi, maka saat ini sudah ada banyak sekali software yang dapat digunakan untuk pencatatan general ledger secara mudah. Hal ini tentunya menjadi kemudahan tersendiri bagi para akuntan karena tidak perlu repot-repot menulis secara manual di sebuah buku fisik.
Walaupun terjadi perubahan konsep penulisan, namun penyebutan general ledger sebagai “buku besar” masih terus dilakukan dalam dunia akuntansi. Walaupun pencatatan sudah sepenuhnya dilakukan via digital tanpa menggunakan buku sekalipun.
Bagi pemilik bisnis kecil seringkali mereka mengabaikan general ledger ini. Padahal, saat mereka nantinya berhubungan dengan pihak eksternal, maka fungsi dari buku besar ini menjadi begitu krusial. Contohnya pada saat pengajuan pinjaman bank hingga pendanaan dari para investor.
Fungsi General Ledger bagi Perusahaan
Ada beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan entah itu perusahaan berbasis UMKM, perusahaan kelas menengah, ataupun perusahaan besar membutuhkan general ledger untuk usaha mereka:
1. Catatan Lengkap atas Transaksi Keuangan
General ledger menjadi buku utama yang berisi catatan lengkap atas semua transaksi keuangan perusahaan. Walaupun informasi terkait transaksi keuangan yang dimilikinya tidak selengkap buku besar pembantu, namun semua jenis transaksi keuangan termuat secara rinci di dalamnya.
2. Membantu Penyusunan Saldo Pembukuan
Setiap transaksi yang terjadi di suatu perusahaan, tentunya harus dicatat dalam sebuah jurnal yang nantinya akan menjadi dasar penyusunan neraca saldo. Nah, nantinya, neraca saldo tersebut bisa difungsikan sebagai sarana pencatatan saldo pembukuan.
3. Memantau Pengeluaran secara Efektif
Dalam buku besar utama, terdapat semua catatan akan laporan pendapatan maupun pengeluaran nyata. Dengan begitu, kalian sebagai pemilik bisnis dapat memantau pengeluaran yang terjadi dalam rentang periode waktu tertentu.
4. Memudahkan Pengajuan SPT Pajak
Saat akan membuat pengajuan SPT, maka kalian akan merasa terbantu dengan adanya general ledger ini nantinya. hal ini dikarenakan data terkait pengeluaran dan pendapatan terkumpul dalam satu tempat.
5. Membantu Mengidentifikasi Transaksi Abnormal
Sekiranya terjadi transaksi abnormal atau transaksi yang tidak biasa, maka kalian bisa sesegera mungkin untuk menghentikannya. Misalnya transaksi yang berkaitan dengan fraud atau penipuan yang tentunya akan merugikan perusahaan.
6. Mengevaluasi Finansial Perusahaan secara Menyeluruh
Dengan adanya buku besar perusahaan, maka kalian bisa dengan mudah mengevaluasi berbagai macam laporan keuangan secara keseluruhan. Mulai dari neraca, laporan arus kas, laporan laba rugi, kewajiban dan beban, serta lainnya sehingga bisa mengevaluasi profitabilitas dan likuiditas keuangan.
7. Bahan Evaluasi Finansial Perusahaan bagi Pihak Eksternal
Tak hanya berguna bagi pihak perusahaan saja, namun juga bagi pihak eksternal yang memungkinkan bagi mereka untuk mengevaluasi kesehatan keuangan perusahaan. Contohnya bagi para investor atau pihak kreditur seperti bank dan lembaga pinjaman.
Cara Kerja General Ledger secara Umum
Untuk memberikan gambaran yang lebih mudah terkait apa itu general ledger, maka kami akan mencoba memberikan rincian ke dalam 3 kategori seperti berikut ini:
A. Akuntansi Double Entry
Dalam pencatatan akuntansi utama, terdapat dua jenis pilihan yang biasa digunakan oleh perusahaan. Yaitu metode tunggal yang biasa dipakai perusahaan skala kecil. Dan metode entri ganda (double entry) untuk semua jenis perusahaan baik besar maupun kecil.
Dengan metode akuntansi entri ganda, maka penyusunan laporan keuangan akan menjadi jauh lebih mudah. Selain itu, akuntabilitas keuangan pun akan meningkat.
Hal yang perlu dipahami dalam akuntansi double entry yaitu bahwa setiap entri ke dalam suatu akun, maka harus dilakukan pula entri berlawanan ke akun lain. Jadi, untuk lebih mudah dalam memahaminya yaitu bahwa setiap pencatatan ke kolom debit harus dilakukan pencatatan juga dengan nominal sama ke kolom kredit untuk akun lain.
Dalam hal ini, ada dua kategori dalam akuntansi double entry yang perlu kalian ketahui yaitu:
- Debit: entri akuntansi yang bersifat meningkatkan akun aset dan akun beban serta mengurangi akun kewajiban atau ekuitas perusahaan.
- Kredit: entri akuntansi yang bersifat menurunkan nilai akun aset dan akun beban serta meningkatkan akun kewajiban dan akun ekuitas perusahaan.
Dikarenakan akuntansi debit dan kredit memiliki jenis yang menyerupai huruf T, maka hal tersebut sering disebut sebagai buku besar bentuk T. Untuk mengetahui lebih lengkapnya, maka kalian bisa cek rinciannya dalam judul “Buku Besar Bentuk T”.
B. Jurnal
Sebelum dicatat ke buku besar, transaksi pertama kali akan dicatat dalam catatan laporan keuangan atau disebut juga sebagai jurnal. Berbeda dengan buku besar, pencatatan yang terdapat dalam jurnal lebih rinci dan detail.
Jika buku besar berisi gambar transaksi keuangan secara garis besarnya saja, maka jurnal ini berisikan catatan laporan keuangan secara lebih mendetail.
Transaksi yang terjadi di lingkungan perusahaan akan dicatat setiap hari ke dalam jurnal. Walau begitu, formatnya sudah disesuaikan dengan pencatatan buku besar yang terdapat akun kredit dan debet sehingga nanti akan memudahkan proses entri.
Dalam akuntansi, kita mengenal ada berbagai macam jenis jurnal. Namun, yang paling populer yaitu ada empat yaitu:
- Jurnal penerimaan kas
- Jurnal pengeluaran kas
- Jurnal penjualan
- Jurnal pembelian
C. Persamaan Dasar Akuntansi
Nah, terakhir yaitu persamaan dasar akuntansi yang digunakan untuk memastikan adanya keseimbangan persamaan akuntansi dasar.
Rumus persamaan dasar akuntansi yaitu:
Aset = kewajiban + ekuitas
Dengan mengacu pada persamaan tersebut, maka dalam pencatatan akuntansi antara jumlah debit dengan kredit harus seimbang nilainya. Nah, jika dalam akhir pencatatannya tidak seimbang, maka bisa dipastikan bahwa kalian telah melakukan kesalahan input data.
Berikut contohnya:
Perusahaan melakukan pembelian suatu barang dan jasa senilai Rp 1 juta.
| Akun | Debet | Kredit |
| Biaya | 1.000.000 | |
| Uang | 1.000.000 |
Perusahaan menerima sejumlah dana dari keuntungan penjualan produk senilai Rp 500.000
| Akun | Debet | Kredit |
| Kas | 500.000 | |
| Piutang | 500.000 |
Karena perusahaan membutuhkan dana lebih, maka ia meminjam kepada pihak ketiga senilai Rp 1,2 juta.
| Akun | Debet | Kredit |
| Hutang Dagang | 1.200.000 | |
| Uang Tunai | 1.200.000 |
Nah demikianlah rincian informasi yang dapat kami berikan seputar fungsi general ledger dan pengertiannya. Semoga bermanfaat!
